Beranda Berita Baca

PANDUAN PENGGUNA (USER MANUAL) Sik-BUMDesGO

M
Mulyadin
Monday, 29 December 2025
35 Menit Baca
KATA PENGANTAR

Assalamu’alaikum Warahmatullahi Wabarakatuh,

Puji syukur kita panjatkan ke hadirat Tuhan Yang Maha Esa, karena atas izin-Nya, pengembangan aplikasi Sik-BUMDesGO dapat diselesaikan dengan baik. Buku panduan ini disusun untuk membantu Pengurus BUMDes, Unit Usaha, dan Pemerintah Desa dalam mengoperasikan sistem ini secara maksimal.

Sik-BUMDesGO hadir sebagai solusi digital komprehensif untuk menjawab tantangan tata kelola Badan Usaha Milik Desa (BUMDes). Kami menyadari bahwa BUMDes memiliki karakteristik unik, di mana aspek bisnis (mencari laba) harus berjalan beriringan dengan aspek sosial (kemanfaatan warga) dan akuntabilitas (laporan keuangan standar).

Melalui aplikasi ini, kami mengintegrasikan berbagai fungsi yang sebelumnya terpisah-pisah—mulai dari Kasir Toko, Agen Laku Pandai, Tagihan Air/Internet, hingga Akuntansi Neraca Laba Rugi—menjadi satu ekosistem yang saling terhubung. Harapan kami, sistem ini tidak hanya memudahkan pencatatan, tetapi juga mewujudkan transparansi yang nyata bagi masyarakat desa.

Kami menyadari bahwa teknologi terus berkembang. Oleh karena itu, kritik dan saran yang membangun sangat kami harapkan demi penyempurnaan aplikasi ini di masa mendatang. Selamat bekerja, semoga BUMDes Anda semakin maju, mandiri, dan berdaya saing.

Wassalamu’alaikum Warahmatullahi Wabarakatuh.

Lampung Utara,  Desember 2025

Tim Pengembang Sik-BUMDesGO

DAFTAR ISI

BAB 1: PENDAHULUAN

  • 1.1. Cara Login & Logout Aplikasi
  • 1.2. Memahami Dashboard Eksekutif & Indikator Kinerja
  • 1.3. Membaca Grafik Keuangan & Notifikasi Penting
BAB 2: KONFIGURASI AWAL (SETUP)

  • 2.1. Pengaturan Profil BUMDes & Logo
  • 2.2. Manajemen Unit Usaha & Struktur Bisnis
  • 2.3. Manajemen Pengguna (Admin, Kasir, Pengawas)
  • 2.4. Input Saldo Awal Neraca (Migrasi Data)
BAB 3: UNIT USAHA DAGANG (RETAIL)

  • 3.1. Master Data Produk & Stok
  • 3.2. Transaksi Kasir (POS) & Cetak Struk
  • 3.3. Menggunakan Barcode Scanner & Kamera HP
  • 3.4. Manajemen Pembelian Barang (Kulakan)
  • 3.5. Koreksi Stok & Stok Opname
BAB 4: UNIT LAYANAN BERLANGGANAN (BILLING)

  • 4.1. Master Data Pelanggan (Internet/Air/Sampah)
  • 4.2. Generate Tagihan Bulanan (Meteran & Paket)
  • 4.3. Pembayaran Tagihan Pelanggan & Cetak Bukti
  • 4.4. Pencatatan Biaya Operasional Unit Layanan
BAB 5: UNIT AGEN LAKU PANDAI (BANKING)

  • 5.1. Dashboard Saldo Agen & Kas Tunai
  • 5.2. Transaksi Transfer, Tarik Tunai & PPOB
  • 5.3. Pengaturan Tarif Fee & Bagi Hasil Mitra
  • 5.4. Laporan Keuntungan & Posting Bagi Hasil
BAB 6: UNIT KETAHANAN PANGAN (LUMBUNG)

  • 6.1. Dashboard Monitoring & Warning Kadaluarsa
  • 6.2. Master Komoditas & Kategori Pangan
  • 6.3. Manajemen Batch & Tanggal Expired
  • 6.4. Transaksi Pangan (Masuk, Jual Komersial, Keluar Sosial)
BAB 7: MANAJEMEN ASET & INVENTARIS

  • 7.1. Registrasi Aset Tetap Baru
  • 7.2. Monitoring Nilai Buku & Akumulasi Penyusutan
  • 7.3. Pelepasan Aset (Penjualan / Penghapusan)
BAB 8: KEUANGAN & AKUNTANSI (BACK OFFICE)

  • 8.1. Input Jurnal Umum Manual
  • 8.2. Manajemen Utang & Pembayaran ke Supplier
  • 8.3. Manajemen Piutang & Penagihan Pelanggan
  • 8.4. Biaya Dibayar Dimuka & Amortisasi Sewa
BAB 9: ADMINISTRASI & TATA USAHA

  • 9.1. Surat Menyurat (Masuk & Keluar)
  • 9.2. Pembuatan SPPD (Perjalanan Dinas)
  • 9.3. Berita Acara & Dokumen Legalitas
  • 9.4. Kepegawaian & Penggajian (Payroll)
BAB 10: PROSES AKHIR PERIODE

  • 10.1. Proses Periodik Bulanan (Penyusutan Otomatis)
  • 10.2. Penyusunan Anggaran (RAB) Tahunan
  • 10.3. Perhitungan & Pembagian SHU (Jurnal Penutup)
BAB 11: PELAPORAN & PERTANGGUNGJAWABAN

  • 11.1. Laporan Laba Rugi (Konsolidasi & Per Unit)
  • 11.2. Laporan Posisi Keuangan (Neraca)
  • 11.3. Laporan Arus Kas & Perubahan Modal
  • 11.4. Generator LPJ Otomatis & Validasi QR Code
BAB 12: MANAJEMEN WEBSITE PUBLIK (CMS)

  • 12.1. Mengelola Berita & Artikel
  • 12.2. Mengelola Galeri Foto Kegiatan
  • 12.3. Transparansi Laporan Publik
  • 12.4. Moderasi Testimoni & Pesan Warga

BAB 1: PENDAHULUAN

Selamat datang di Sik-BUMDesGO. Bab ini akan memandu Anda melakukan akses pertama kali ke dalam aplikasi dan memahami antarmuka utama (Dashboard) yang menjadi pusat informasi bagi pengelola BUMDes.

1.1. Cara Login & Logout Aplikasi

Sebelum dapat menggunakan fitur-fitur Sik-BUMDesGO, setiap pengguna wajib melakukan login untuk memastikan keamanan data.

A. Cara Login (Masuk)

  1. Buka browser (Google Chrome, Mozilla Firefox, atau Microsoft Edge) di laptop/komputer Anda.
  2. Ketikkan alamat website aplikasi BUMDes Anda di kolom URL (Contoh: bumdes-maju.com atau localhost:8000).
  3. Halaman Login akan muncul. Masukkan data berikut:
     
    • Email / Username: Masukkan alamat email yang sudah didaftarkan oleh Admin.
  4.  
    • Password: Masukkan kata sandi Anda.
  5.  
  6. Klik tombol "Masuk" atau "Login".
  7. Jika berhasil, Anda akan langsung diarahkan ke halaman Dashboard.
B. Cara Logout (Keluar)

Demi keamanan, jangan lupa untuk selalu keluar dari aplikasi setelah selesai bekerja, terutama jika Anda menggunakan komputer umum.

  1. Lihat menu di sebelah kiri (Sidebar).
  2. Di bagian paling bawah sidebar, klik pada Foto Profil atau Nama Anda.
  3. Akan muncul menu pop-up kecil (jika sidebar diperkecil) atau tombol langsung.
  4. Klik tombol/ikon "Keluar" (biasanya ikon pintu terbuka atau panah keluar).
  5. Sistem akan mengembalikan Anda ke halaman Login.
1.2. Memahami Dashboard Eksekutif & Indikator Kinerja

Halaman Dashboard bukan sekadar hiasan. Halaman ini dirancang sebagai "Kokpit Pesawat" bagi Direktur dan Bendahara untuk memantau kesehatan bisnis secara real-time tanpa perlu membuka laporan tebal.

A. Kartu Profil BUMDes

Di bagian paling atas, Anda akan melihat kartu identitas dengan efek kilau (shimmering).

  • Fungsi: Menampilkan status legalitas BUMDes.
  • Indikator: Perhatikan lencana AHU. Jika sudah terverifikasi, nomor AHU akan tampil di sini. Jika belum, segera lengkapi di menu Pengaturan.
B. Indikator Keuangan Utama (KPI Cards)

Terdapat 4 kartu besar berwarna-warni yang merangkum kondisi keuangan Anda detik ini:

  1. Total Aset (Biru Muda):
     
    • Menunjukkan seluruh kekayaan BUMDes, mulai dari Uang Tunai di Kasir, Saldo Bank, Stok Barang di Gudang, hingga Aset Tetap (Bangunan/Kendaraan).
  2.  
  3. Total Kewajiban (Merah/Pink):
     
    • Menunjukkan jumlah utang yang harus dibayar BUMDes kepada pihak lain (Supplier, Bank, atau Dana Pihak Ketiga). Semakin kecil angka ini, semakin sehat BUMDes Anda.
  4.  
  5. Total Modal Disetor (Ungu):
     
    • Menunjukkan akumulasi modal murni yang ditanamkan, baik dari Penyertaan Modal Desa (APBDes) maupun Modal Masyarakat. Angka ini tidak termasuk laba berjalan, sehingga Anda bisa melihat murni berapa modal yang disuntikkan.
  6.  
  7. Laba Bersih YTD (Hijau/Merah):
     
    • Year-to-Date (YTD): Keuntungan bersih yang didapat mulai tanggal 1 Januari tahun ini sampai hari ini.
  8.  
    • Warna: Kartu ini akan berwarna Hijau jika Untung, dan berubah menjadi Merah jika Rugi.
  9.  
1.3. Membaca Grafik Keuangan & Notifikasi Penting

Di bawah kartu indikator, terdapat alat analisis visual dan sistem peringatan dini.

A. Grafik Kinerja Keuangan

Grafik garis ini membantu Anda melihat tren naik-turunnya bisnis.

  • Garis Hijau (Pendapatan): Tren omset penjualan.
  • Garis Merah (Biaya): Tren pengeluaran operasional.
  • Garis Biru (Laba): Selisih antara Pendapatan dan Biaya.
  • Filter Waktu: Anda bisa mengubah tampilan grafik menjadi "6 Bulan Terakhir", "Tahun Ini", atau "Tahun Lalu" melalui menu di pojok kanan atas grafik.
B. Widget Peringkat (Top Rank)

  • 🏆 Unit Terbaik: Menampilkan daftar unit usaha yang menyumbang laba terbesar. Gunakan data ini untuk memberikan reward kepada manajer unit berprestasi.
  • ⭐ Produk Laris: Menampilkan 5 barang dagangan yang paling sering dibeli pelanggan. Pastikan stok barang-barang ini tidak pernah kosong.
C. Tugas & Pengingat (Action Items)

Ini adalah fitur Paling Kritis. Sistem secara cerdas mendeteksi masalah dan menampilkannya di sisi kanan layar (atau bawah pada layar HP).

  1. 🔴 Utang Lewat Tempo:
     
    • Peringatan merah akan muncul jika ada tagihan supplier yang sudah melewati tanggal jatuh tempo. Segera bayar untuk menjaga nama baik BUMDes.
  2.  
  3. 🟠 Piutang Jatuh Tempo:
     
    • Peringatan oranye muncul jika ada pelanggan yang berjanji bayar dalam 7 hari ke depan. Hubungi pelanggan tersebut untuk penagihan.
  4.  
  5. 🟡 Stok Menipis:
     
    • Peringatan kuning muncul jika ada barang dagangan yang stoknya tersisa kurang dari 10 item. Klik peringatan ini untuk langsung melakukan pembelian stok ulang (Restock).
  6.  
Catatan Sistem: Jika tidak ada masalah (semua aman), bagian ini akan menampilkan pesan "Semua Aman!" dengan centang hijau, menandakan BUMDes dalam kondisi operasional yang prima.

 

BAB 2: KONFIGURASI AWAL (SETUP)

Setelah berhasil masuk (login), langkah pertama yang wajib dilakukan adalah melengkapi identitas lembaga dan membangun struktur bisnis.

2.1. Pengaturan Profil BUMDes & Logo

Menu ini digunakan untuk mengisi identitas resmi lembaga yang akan tampil pada Kop Surat dan Laporan Keuangan.

Langkah-langkah:

  1. Buka menu Pengaturan di sidebar kiri, lalu klik Profil BUMDes.
  2. Isi Formulir Identitas:
     
    • Nama & Alamat: Sesuaikan dengan dokumen pendirian.
  3.  
    • Legalitas: Masukkan Nomor Badan Hukum (AHU), NPWP, dan Dasar Hukum (Perdes Pendirian). Data ini penting untuk validitas hukum dokumen.
  4.  
    • Kontak: Isi Email dan Website (jika ada) untuk keperluan publikasi.
  5.  
    • Visi & Misi: Isi visi misi untuk ditampilkan di halaman profil website publik.
  6.  
  7. Upload Logo:
     
    • Klik tombol upload pada bagian Logo.
  8.  
    • Gunakan format file gambar (JPG/PNG) dengan ukuran maksimal 1MB.
  9.  
    • Logo ini akan otomatis muncul di pojok kiri atas setiap surat resmi dan laporan PDF yang dicetak dari aplikasi.
  10.  
  11. Klik Simpan Perubahan.
2.2. Manajemen Unit Usaha & Struktur Bisnis

Aplikasi ini mendukung Multi-Unit Usaha. Anda harus mendaftarkan semua bisnis yang dijalankan BUMDes agar pembukuannya terpisah (tidak campur aduk).

Cara Menambah Unit Baru:

  1. Buka menu Pengaturan > Unit Usaha.
  2. Klik tombol "Tambah Unit Baru".
  3. Isi Detail Unit:
     
    • Nama Unit: Contoh: "Unit Toko Desa", "Unit Wisata", atau "Unit Pamsimas".
  4.  
    • Induk Unit (Parent):
       
      • Pilih "Tidak Ada" jika ini adalah unit utama.
    •  
      • Pilih unit lain jika ini adalah cabang/sub-unit (Misal: "Kantin Wisata" adalah anak dari "Unit Wisata").
    •  

    • Status Ketahanan Pangan:
       
      • HANYA centang opsi ini jika unit tersebut bergerak di bidang lumbung pangan/sembako yang butuh pelacakan tanggal kadaluarsa (Expired Date).
    •  

  7. Klik Simpan.
✨ Fitur Pintar (Auto-COA): Saat Anda menyimpan unit baru, sistem secara OTOMATIS membuatkan akun-akun akuntansi khusus untuk unit tersebut (seperti Pendapatan Unit Toko, Beban Operasional Unit Toko). Anda tidak perlu membuat akun jurnal secara manual.

2.3. Manajemen Pengguna (Admin, Kasir, Pengawas)

Anda bisa menambahkan pengguna lain agar pekerjaan bisa dibagi-bagi. Jangan berikan password Admin kepada sembarang orang.

A. Tambah Pengguna Sistem

  1. Buka menu Pengaturan > Manajemen Pengguna.
  2. Klik Tambah Pengguna.
  3. Isi Nama, Email, dan Password.
  4. Pilih Peran (Role):
     
    • Admin: Akses penuh (Bisa hapus data).
  5.  
    • Bendahara: Fokus menu Keuangan & Laporan.
  6.  
    • Sekretaris: Fokus menu Administrasi Surat.
  7.  
    • Kasir: Hanya bisa akses menu POS (Kasir) dan Riwayat Penjualan.
  8.  
    • Pengawas: Hanya bisa melihat laporan (Read Only).
  9.  
B. Input Data Pengurus (Untuk Tanda Tangan) Agar nama pejabat muncul di kolom tanda tangan laporan PDF:

  1. Buka menu Pengaturan > Pengurus.
  2. Daftarkan nama-nama pejabat (Direktur, Sekretaris, Bendahara).
  3. Pastikan jabatannya sesuai, karena sistem membaca jabatan ini untuk penempatan tanda tangan otomatis.
2.4. Input Saldo Awal Neraca (Migrasi Data)

Ini adalah langkah TERPENTING. Menu ini digunakan untuk memindahkan posisi keuangan terakhir (dari pembukuan lama/Excel) ke dalam aplikasi. Dilakukan hanya satu kali di awal.

Langkah Pengisian:

  1. Buka menu Pengaturan > Saldo Awal.
  2. Anda akan melihat daftar akun Neraca (Aset, Kewajiban, Modal).
  3. Isi Nominal: Masukkan angka saldo per tanggal mulai penggunaan aplikasi.
     
    • Contoh: Kas Tunai Rp 5.000.000, Persediaan Barang Rp 10.000.000, Modal Desa Rp 15.000.000.
  4.  
    • Tips: Akun dikelompokkan berdasarkan jenisnya (Aset Lancar, Aset Tetap, dll).
  5.  
Syarat Wajib: Harus Seimbang (Balance) Sistem akuntansi mewajibkan Aset = Kewajiban + Modal.

  • Lihat indikator di bagian bawah layar.
  • Total Debit (Aset) harus sama persis dengan Total Kredit (Kewajiban + Modal).
  • Jika selisihnya belum Rp 0, tombol "Simpan" akan terkunci (abu-abu) dan Anda tidak bisa menyimpan data.
Tombol Reset: Jika terjadi kesalahan input massal, gunakan tombol merah "Reset Saldo Awal" untuk menghapus semua angka dan mulai dari nol lagi.

 

 

 

BAB 3: UNIT USAHA DAGANG (RETAIL)

Bab ini diperuntukkan bagi admin gudang dan kasir yang bertugas di unit usaha perdagangan (Toko Sembako, ATK, Material, dll).

3.1. Master Data Produk & Stok

Sebelum bisa berjualan, Anda harus mendaftarkan barang dagangan ke dalam sistem ("Katalog Produk").

Cara Menambah Produk Baru:

  1. Buka menu Unit Usaha > Stok Barang (atau Menu Produk).
  2. Gunakan formulir di sebelah kiri (pada layar desktop):
     
    • Kode Barang / Barcode:
       
      • Jika ada barcode di kemasan, klik kolom ini lalu scan barangnya.
    •  
      • Jika tidak ada, klik tombol AUTO untuk dibuatkan kode otomatis oleh sistem.
    •  

    • Nama Barang: Isi dengan jelas (Contoh: "Gula Pasir 1 Kg").
  4.  
    • Unit Usaha: Pilih unit pemilik barang (Misal: "Unit Toko"). Jika barang ini titipan atau umum, pilih "Umum".
  5.  
    • Harga Beli (HPP): Modal pembelian per satuan.
  6.  
    • Harga Jual: Harga ke konsumen.
  7.  
    • Stok Awal: Masukkan jumlah fisik yang ada saat ini.
  8.  
    • Sumber Dana: Pilih akun kas yang digunakan untuk membeli stok awal tersebut (Wajib diisi agar Jurnal Pembelian terbentuk otomatis).
  9.  
  10. Klik Simpan Produk.
Info Stok: Di tabel sebelah kanan, stok akan berwarna:

  • 🔴 Merah: Stok Habis (0). Barang ini tidak akan muncul di halaman Kasir.
  • 🟡 Kuning: Stok Menipis (di bawah 5).
  • 🟢 Hijau: Stok Aman.
3.2. Transaksi Kasir (POS) & Cetak Struk

Halaman Kasir (Point of Sales) didesain agar pelayanan ke pelanggan bisa cepat.

Langkah-langkah Penjualan:

  1. Buka menu Kasir / POS.
  2. Input Barang:
     
    • Scan barcode barang, ATAU
  3.  
    • Ketik nama barang di kolom pencarian.
  4.  
    • Catatan: Hanya barang dengan stok > 0 yang bisa dipilih.
  5.  
  6. Keranjang Belanja:
     
    • Barang masuk ke daftar belanja di sebelah kanan.
  7.  
    • Sesuaikan jumlah (Qty) jika pelanggan beli lebih dari satu.
  8.  
    • Masukkan Diskon (Rupiah) jika ada potongan harga manual.
  9.  
  10. Pembayaran:
     
    • Total Bayar: Otomatis terhitung.
  11.  
    • Bayar (Rp): Masukkan uang yang diserahkan pelanggan.
  12.  
    • Kembali: Pastikan uang kembalian sudah sesuai.
  13.  
    • Metode Bayar (Akun Masuk): Pilih Kas Tunai (Default) atau Transfer Bank jika pelanggan bayar non-tunai.
  14.  
  15. Selesaikan:
     
    • Klik Simpan & Cetak untuk mencetak struk belanja.
  16.  
    • Klik Simpan Saja untuk transaksi tanpa struk.
  17.  
Jurnal Otomatis: Setiap kali klik Simpan, sistem otomatis mencatat:

  1. Debit Kas, Kredit Pendapatan Penjualan.
  2. Debit HPP, Kredit Persediaan Barang (Metode Perpetual).
3.3. Menggunakan Barcode Scanner & Kamera HP

Aplikasi ini mendukung dua jenis alat pemindai untuk mempercepat kerja kasir.

A. Barcode Scanner USB (Disarankan)

  • Colokkan alat scanner ke port USB Laptop/Komputer.
  • Pastikan kursor mouse berkedip di kolom "Kode Barang".
  • Scan barang. Sistem akan membacanya seperti ketikan keyboard sangat cepat.
B. Kamera HP / Webcam

  • Klik ikon Kamera 📷 di samping kolom pencarian.
  • Browser akan meminta izin (Permission), klik Allow/Izinkan.
  • Arahkan kamera ke barcode barang. Saat terdengar bunyi "Beep" atau kotak hijau muncul, barang otomatis masuk keranjang.
3.4. Manajemen Pembelian Barang (Kulakan)

Gunakan menu ini saat Anda belanja stok ("Kulakan") ke pasar atau supplier dalam jumlah banyak. Jangan gunakan menu "Edit Produk" untuk menambah stok rutin.

Langkah Mencatat Belanja:

  1. Buka menu Pembelian Barang.
  2. Klik Catat Pembelian Baru.
  3. Header Faktur:
     
    • Isi Tanggal Transaksi.
  4.  
    • Isi Nama Supplier (Toko tempat beli).
  5.  
    • Isi No. Nota (jika ada).
  6.  
  7. Rincian Barang:
     
    • Pilih nama barang yang dibeli.
  8.  
    • Masukkan Jumlah (Qty) dan Harga Beli Satuan terbaru.
  9.  
    • Jika beli barang baru yang belum ada di database, Anda harus mendaftarkannya dulu di menu Stok Barang.
  10.  
  11. Pembayaran:
     
    • Sumber Dana: Pilih Kas Tunai/Bank (jika bayar lunas) atau Utang Usaha (jika bon/hutang dulu).
  12.  
  13. Klik Simpan.
Dampak: Stok barang bertambah otomatis, uang kas berkurang, dan jurnal pembelian tercatat rapi.

3.5. Koreksi Stok & Stok Opname

Terkadang stok di komputer berbeda dengan fisik di gudang (karena rusak, hilang, atau salah hitung).

A. Cara Koreksi Stok (Edit)

  1. Buka menu Stok Barang.
  2. Cari produk, klik ikon Pensil (Edit).
  3. Ubah angka di kolom Stok Saat Ini sesuai jumlah fisik asli.
  4. Sistem akan meminta alasan/akun penyesuaian:
     
    • Jika stok berkurang, pilih akun beban (misal: Beban Kerusakan Barang).
  5.  
    • Jika stok bertambah, pilih akun pendapatan lain-lain atau koreksi stok.
  6.  
B. Cetak Label Harga

  • Klik ikon Barcode di tabel produk untuk mencetak label harga yang bisa ditempel di rak toko.
  • Gunakan fitur Cetak Semua Label untuk memperbarui seluruh label toko sekaligus.
⚠️ Peringatan Penghapusan: Jangan sembarangan menghapus data produk (Ikon Sampah). Menghapus produk akan menghapus seluruh riwayat penjualan dan pembelian barang tersebut dari laporan keuangan. Gunakan fitur Edit atau Non-aktifkan saja jika barang sudah tidak dijual.

 

 

 

BAB 4: UNIT LAYANAN BERLANGGANAN (BILLING)

Fitur ini dirancang untuk menangani ribuan pelanggan sekaligus. Anda tidak perlu membuat faktur satu per satu setiap bulan. Sistem akan men-generate tagihan secara massal dan melacak status pembayaran (Lunas/Menunggak).

4.1. Master Data Pelanggan

Langkah pertama adalah mendata warga yang berlangganan jasa BUMDes.

Cara Menambah Pelanggan:

  1. Buka menu Layanan di sidebar, lalu pilih jenis layanan:
     
    • Internet Desa
  2.  
    • Air Bersih (PDAM)
  3.  
    • Jasa Sampah
  4.  
  5. Klik tab/tombol "Data Pelanggan".
  6. Klik "Tambah Pelanggan Baru".
  7. Isi Formulir Identitas:
     
    • Nama & NIK: Identitas warga.
  8.  
    • Alamat & No. HP: Penting untuk penagihan (via WhatsApp).
  9.  
  10. Detail Paket Berlangganan:
     
    • Paket Tarif: Pilih paket yang diambil (Misal: "Paket WiFi 5Mbps" atau "Paket Air Rumah Tangga").
  11.  
    • Harga Dasar: Harga baku per bulan/per kubik.
  12.  
    • Info Teknis:
       
      • Untuk Internet: Isi IP Address / Serial Number Modem.
    •  
      • Untuk Air: Isi Nomor Meteran & Angka Meter Awal.
    •  

  14. Klik Simpan.
4.2. Generate Tagihan Bulanan (Meteran & Paket)

Lakukan langkah ini setiap awal bulan (misalnya tanggal 1-5) untuk menerbitkan tagihan kepada seluruh pelanggan.

Langkah-langkah:

  1. Buka menu Layanan (sesuai unitnya).
  2. Klik tombol "Buat Tagihan Baru".
  3. Pilih Periode: Tentukan Bulan dan Tahun tagihan (Misal: Tagihan Februari 2025).
  4. Proses Input (Tergantung Jenis):
     
    • Internet & Sampah (Flat):
       
      • Sistem menampilkan daftar pelanggan aktif.
    •  
      • Centang pelanggan yang ingin ditagih (atau centang "Pilih Semua").
    •  
      • Harga otomatis sesuai paket.
    •  

    • Air Bersih (Meteran):
       
      • Sistem menampilkan input kolom "Meter Akhir".
    •  
      • Petugas pencatat meter memasukkan angka meteran terbaru pelanggan.
    •  
      • Sistem otomatis menghitung: (Meter Akhir - Meter Lalu) x Harga per Kubik.
    •  

  7. Klik "Generate Tagihan".
  8. Tagihan berhasil diterbitkan dan statusnya "Belum Bayar".
4.3. Pembayaran Tagihan & Cetak Bukti

Saat warga datang ke loket untuk membayar iuran bulanan:

Cara Memproses Pembayaran:

  1. Di halaman utama Layanan, gunakan kolom Cari Pelanggan (Ketik Nama/No. Pelanggan).
  2. Daftar tagihan milik orang tersebut akan muncul. Klik tombol "Bayar" (Ikon Uang/Dompet).
  3. Formulir Pembayaran:
     
    • Tanggal Bayar: Hari ini.
  4.  
    • Akun Kas (Debit): Pilih kas penerima (Misal: Kas Loket Air).
  5.  
    • Akun Pendapatan (Kredit): Pastikan memilih akun pendapatan yang sesuai unitnya (Misal: 4-1200 Pendapatan Air).
  6.  
  7. Klik "Proses Pembayaran".
  8. Cetak Struk:
     
    • Setelah lunas, tombol printer akan muncul.
  9.  
    • Cetak struk kecil (thermal) sebagai bukti pembayaran sah bagi pelanggan.
  10.  
Tips: Jika pelanggan menunggak 3 bulan, sistem akan menampilkan 3 baris tagihan. Anda bisa memproses pembayaran satu per satu atau sekaligus (jika pelanggan melunasi semua).

4.4. Pencatatan Biaya Operasional Unit Layanan

Agar Laporan Laba Rugi per Unit valid, jangan lupa mencatat pengeluaran unit di menu ini juga.

Contoh Pengeluaran:

  • Unit Air: Beli kaporit, lem pipa, token listrik pompa.
  • Unit Internet: Bayar langganan bandwidth ke provider pusat (Telkom/Lintasarta), beli kabel fiber.
Caranya:

  1. Klik tombol "Catat Biaya Operasional".
  2. Isi Keterangan: Misal "Perbaikan Pipa Bocor RT 05".
  3. Nominal: Rp 150.000.
  4. Sumber Dana: Kas Tunai (Uang diambil dari laci).
  5. Akun Beban: Pilih akun beban spesifik (Misal: 5-2100 Beban Pemeliharaan Unit Air).
  6. Klik Simpan.
Analisis Keuangan: Dengan mencatat pendapatan dan biaya di menu yang sama, Anda bisa langsung melihat "Profit Margin" unit tersebut di Dashboard Layanan tanpa harus menunggu laporan akhir bulan.

 

BAB 5: UNIT AGEN LAKU PANDAI (BANKING)

Modul ini membantu Anda mencatat transaksi jasa keuangan, menghitung biaya admin (Fee), dan membagi keuntungan antara BUMDes dengan pihak Bank secara otomatis.

5.1. Dashboard Saldo Agen & Kas Tunai

Saat membuka menu Agen Laku Pandai, Anda tidak akan melihat grafik penjualan barang, melainkan Monitor Posisi Keuangan Agen. Sangat penting untuk memahami dua indikator ini:

  1. Saldo Kas Tunai (Laci):
     
    • Jumlah uang fisik yang saat ini dipegang oleh petugas agen.
  2.  
    • Bertambah saat ada orang Transfer/Bayar Tagihan.
  3.  
    • Berkurang saat ada orang Tarik Tunai.
  4.  
  5. Saldo Deposit (Bank):
     
    • Sisa saldo di rekening bank/mesin EDC agen.
  6.  
    • Berkurang saat melakukan Transfer/Bayar Tagihan.
  7.  
    • Bertambah saat melakukan Tarik Tunai.
  8.  
💡 Tips: Pastikan saldo Deposit Bank Anda selalu cukup sebelum melayani transaksi Transfer keluar, agar transaksi tidak gagal.

5.2. Transaksi Transfer, Tarik Tunai & PPOB

Berikut cara melayani nasabah menggunakan aplikasi:

A. Melakukan Transaksi Transfer / Pembayaran (Uang Masuk) Gunakan ini untuk Transfer Antar Bank, Bayar Listrik, BPJS, atau Top Up E-Wallet.

  1. Klik "Transaksi Baru".
  2. Pilih Layanan: Misal "Transfer BRI" atau "PLN Pascabayar".
  3. Nominal: Masukkan jumlah uang yang dikirim/dibayar (Misal: Rp 500.000).
  4. Cek Biaya (Otomatis):
     
    • Sistem akan otomatis memunculkan Biaya Admin sesuai pengaturan tarif.
  5.  
    • Contoh: Nominal 500rb, Admin 5.000. Total yang harus dibayar nasabah: Rp 505.000.
  6.  
  7. Simpan:
     
    • Pilih Akun Sumber: Kas Tunai (Karena Anda menerima uang fisik).
  8.  
    • Klik Simpan.
  9.  
B. Melakukan Tarik Tunai (Uang Keluar) Gunakan ini saat nasabah menggesek kartu ATM untuk mengambil uang tunai dari Anda.

  1. Pilih Layanan: "Tarik Tunai".
  2. Nominal: Masukkan jumlah uang yang diminta nasabah (Misal: Rp 1.000.000).
  3. Simpan:
     
    • Pilih Akun Sumber: Kas Tunai (Karena Anda mengeluarkan uang fisik dari laci).
  4.  
    • Sistem akan mencatat pengurangan Kas Tunai dan penambahan Piutang/Deposit Bank.
  5.  
5.3. Pengaturan Tarif Fee & Bagi Hasil Mitra

Kunci keuntungan agen ada di sini. Anda harus mengatur berapa biaya admin yang dibebankan ke nasabah dan berapa potongan dari bank.

Cara Setting Tarif:

  1. Buka menu Agen > Pengaturan Tarif.
  2. Klik "Tambah Aturan Tarif".
  3. Isi Parameter:
     
    • Jenis Layanan: Misal "Transfer Antar Bank".
  4.  
    • Rentang Nominal:
       
      • Min: Rp 0
    •  
      • Max: Rp 1.000.000 (Artinya aturan ini berlaku untuk transfer di bawah 1 juta).
    •  

    • Biaya Admin (Ke Nasabah): Misal Rp 7.000.
  6.  
    • Potongan Bank (Modal): Misal Rp 3.000 (Biaya yang dipotong bank dari saldo Anda).
  7.  
  8. Klik Simpan.
💰 Perhitungan Laba: Dari contoh di atas, setiap transaksi transfer, BUMDes akan mendapat laba bersih: Rp 7.000 - Rp 3.000 = Rp 4.000. Jurnal laba ini dicatat otomatis setiap transaksi.

5.4. Laporan Keuntungan & Posting Bagi Hasil

Di akhir hari atau akhir bulan, Anda perlu mengecek kinerja agen.

A. Laporan Harian (Setoran Kasir) Laporan ini digunakan kasir untuk setor uang ke bendahara.

  1. Buka menu Laporan Agen > Harian.
  2. Lihat kolom "Net Setoran".
     
    • Rumus: (Total Uang Masuk + Fee) - Total Uang Keluar.
  3.  
    • Jika hasilnya Positif (Rp 5.000.000): Kasir harus menyetorkan uang 5 juta ke Bendahara.
  4.  
    • Jika hasilnya Negatif (-Rp 2.000.000): Berarti Kasir lebih banyak menalangi tarik tunai. Bendahara harus mengganti uang kasir sebesar 2 juta.
  5.  
B. Posting Bagi Hasil (Tutup Buku Agen) Ini adalah fitur canggih untuk memisahkan hak bank dan hak BUMDes di pembukuan.

  1. Buka menu Laporan Laba Agen.
  2. Klik tombol "Posting Bagi Hasil & Pajak".
  3. Sistem akan menjurnal:
     
    • Mengakui Beban Jasa Bank (Potongan Bank).
  4.  
    • Mengakui Pendapatan Fee Agen Bersih.
  5.  
    • Mencatat Utang Pajak PPh (jika diaktifkan).
  6.  
 

 

 

BAB 6: UNIT KETAHANAN PANGAN (LUMBUNG)

Berbeda dengan toko biasa, Unit Ketahanan Pangan memiliki sistem manajemen stok yang lebih ketat menggunakan metode Batch. Ini memastikan bahan makanan yang disalurkan kepada warga selalu segar dan aman dikonsumsi.

6.1. Dashboard Monitoring & Warning Kadaluarsa

Saat Anda masuk ke menu Ketahanan Pangan, Anda akan disambut oleh Dashboard Monitoring yang terpisah dari dashboard utama BUMDes.

Indikator Utama:

  1. Total Aset Pangan: Nilai rupiah dari seluruh stok gabah/beras/sembako yang ada di gudang saat ini.
  2. Total Stok Fisik: Akumulasi jumlah barang (dalam Kg/Liter/Sak).
  3. Batch Warning: Jumlah kelompok barang (batch) yang masa kadaluarsanya tinggal 30 hari atau sudah lewat.
Tabel Peringatan Dini (Early Warning System): Di bagian bawah dashboard, terdapat tabel yang menampilkan stok yang kritis.

  • Warna Merah: Menandakan barang akan segera atau sudah kadaluarsa.
  • Kolom Sisa Waktu: Menampilkan hitungan mundur (misal: "3 hari lagi" atau "1 bulan lagi").
  • Aksi: Klik tombol "Atur" pada baris tersebut untuk segera mengambil tindakan (dijual diskon atau dimusnahkan) agar tidak menjadi kerugian total.
6.2. Master Komoditas & Kategori Pangan

Sebelum memasukkan stok, Anda wajib mendaftarkan jenis barangnya terlebih dahulu.

Langkah Menambah Komoditas:

  1. Buka menu Master Komoditas.
  2. Klik tombol "Tambah Komoditas".
  3. Isi Formulir:
     
    • Nama Komoditas: Contoh: "Beras IR 64 Super".
  4.  
    • Satuan: Contoh: "Kg" atau "Karung 50kg".
  5.  
    • Batas Minimum Stok: Isi angka (misal: 100). Sistem akan memberi notifikasi jika stok fisik di gudang turun di bawah angka ini.
  6.  
  7. Klik Simpan Data.
Catatan Akuntansi: Setiap komoditas yang dibuat di sini otomatis terhubung dengan akun persediaan khusus unit pangan, sehingga nilainya tidak tercampur dengan aset unit lain.

6.3. Manajemen Batch & Tanggal Expired

Sistem ini tidak menumpuk stok lama dan baru menjadi satu. Setiap kali ada barang masuk (dari panen atau kulakan), dicatat sebagai Batch Baru.

Cara Kerja Batch:

  • Misal: Anda membeli Beras 1 Ton pada Januari (Batch A, Expire Maret) dan 1 Ton lagi pada Februari (Batch B, Expire Juni).
  • Saat ada penjualan, sistem akan menyarankan untuk mengeluarkan stok dari Batch A terlebih dahulu. Prinsip ini disebut FEFO (First Expired First Out).
Monitoring Kode Batch: Di dashboard, setiap tumpukan stok memiliki Kode Batch Unik (misal: BATCH-20231025). Tempelkan kode ini pada tumpukan karung di gudang fisik agar petugas gudang tidak salah ambil barang.

6.4. Transaksi Pangan (Masuk, Jual Komersial, Keluar Sosial)

Unit ini melayani tiga jenis transaksi utama:

A. Stok Masuk (Pembelian/Panen)

  • Digunakan saat BUMDes membeli gabah dari petani atau belanja stok sembako.
  • Wajib Input: Tanggal Kadaluarsa (Expired Date) barang tersebut.
B. Keluar Komersial (Penjualan)

  • Digunakan saat stok dijual ke pasar/warung untuk mencari keuntungan.
  • Sistem akan mencatat Pendapatan Usaha dan Harga Pokok Penjualan (HPP).
C. Keluar Sosial (Bantuan)

  • Digunakan saat stok dibagikan gratis untuk bantuan bencana atau warga miskin.
  • Sistem akan mencatatnya sebagai Beban Sosial (bukan kerugian dagang), sehingga kinerja bisnis unit tetap terlihat adil.
 

BAB 7: MANAJEMEN ASET & INVENTARIS

Modul ini berfungsi untuk mencatat daftar harta tetap BUMDes, menghitung penyusutan nilai secara otomatis, dan mengelola penjualan aset bekas.

7.1. Registrasi Aset Tetap Baru

Setiap kali BUMDes membeli peralatan jangka panjang, jangan dicatat sebagai "Beban Perlengkapan" (habis pakai), melainkan catat di menu ini.

Langkah-langkah Input:

  1. Buka menu Inventaris / Aset Tetap.
  2. Klik tombol "Tambah Aset".
  3. Isi Data Identitas:
     
    • Nama Aset: Contoh: "Laptop ASUS Admin".
  4.  
    • Tanggal Beli: Tanggal aset diterima.
  5.  
    • Harga Satuan: Harga beli per unit.
  6.  
    • Jumlah: Berapa unit yang dibeli.
  7.  
  8. Parameter Penyusutan (Penting):
     
    • Umur Ekonomis (Tahun): Perkiraan berapa lama aset ini bisa dipakai? (Contoh: Laptop = 4 tahun, Motor = 8 tahun).
  9.  
    • Nilai Residu: Perkiraan harga jual barang rongsokannya nanti. Jika dianggap tidak laku dijual saat rusak, isi 0.
  10.  
  11. Akuntansi:
     
    • Kategori Aset (Debit): Pilih kelompok akun aset, misal 1-2210 Peralatan Kantor.
  12.  
    • Sumber Dana (Kredit): Uang dari mana? (Kas Tunai/Bank atau Utang).
  13.  
  14. Klik Simpan.
📝 Jurnal Otomatis: Sistem langsung mencatat jurnal pembelian: Debit Aset Tetap, Kredit Kas/Utang. Nilai aset bertambah di Neraca.

7.2. Monitoring Nilai Buku & Akumulasi Penyusutan

Anda tidak perlu menghitung manual berapa sisa nilai aset Anda sekarang. Sistem menghitungnya secara real-time menggunakan metode Garis Lurus (Straight Line).

Cara Membaca Tabel Inventaris: Buka menu Daftar Inventaris, perhatikan kolom-kolom berikut:

  1. Harga Perolehan: Total uang yang dikeluarkan saat beli (Harga x Jumlah).
  2. Akumulasi Penyusutan: Total penurunan nilai yang sudah terjadi dari tanggal beli sampai hari ini.
     
    • Rumus Sistem: (Harga - Residu) / Umur Bulan x Bulan Terpakai.
  3.  
  4. Nilai Buku (Book Value): Nilai aset saat ini.
     
    • Rumus: Harga Perolehan - Akumulasi Penyusutan.
  5.  
    • Inilah angka yang tampil di Laporan Neraca sebagai nilai aset bersih BUMDes.
  6.  
7.3. Pelepasan Aset (Penjualan / Penghapusan)

Aset tidak selamanya ada. Mungkin aset tersebut dijual (karena butuh uang), hilang, atau rusak total. Transaksi ini disebut Disposal / Pelepasan.

Langkah-langkah:

  1. Di tabel Inventaris, cari aset yang dimaksud.
  2. Klik tombol "Pelepasan" (biasanya ikon tangan atau uang).
  3. Isi Formulir Pelepasan:
     
    • Jenis Pelepasan:
       
      • Dijual: Jika aset dijual dan BUMDes menerima uang.
    •  
      • Dihapusbukukan: Jika aset hilang, dicuri, atau rusak total (tidak ada uang masuk).
    •  

    • Tanggal: Kapan dilepas.
  5.  
    • Harga Jual (Jika Dijual): Berapa laku dijualnya?
  6.  
    • Masuk ke Akun: Pilih Kas Tunai/Bank penerima uang hasil penjualan.
  7.  
  8. Klik Proses Pelepasan.
Apa yang Sistem Lakukan? Sistem akan menghitung Laba/Rugi Pelepasan Aset secara otomatis:

  • Jika Harga Jual > Nilai Buku = Untung (Masuk ke Pendapatan Lain-lain).
  • Jika Harga Jual < Nilai Buku = Rugi (Masuk ke Beban Lain-lain).
  • Aset tersebut statusnya berubah menjadi "Dilepas" dan nilai bukunya menjadi 0 di Neraca.
⚠️ Perhatian: Jangan gunakan menu "Hapus" (ikon sampah) untuk aset yang sudah pernah disusutkan atau dijual, karena akan menghapus sejarah jurnal pembeliannya. Gunakan fitur "Pelepasan" agar rekam jejak akuntansinya benar.

 

BAB 8: KEUANGAN & AKUNTANSI (BACK OFFICE)

Menu ini digunakan untuk menjaga kerapian pembukuan. Jika menu Kasir/Unit Usaha adalah "Garda Depan" (Front Office), maka menu ini adalah "Garda Belakang" (Back Office) yang memastikan semua angka di laporan keuangan valid dan dapat dipertanggungjawabkan.

8.1. Input Jurnal Umum Manual

Tidak semua transaksi bisa dicatat lewat menu Kasir atau Pembelian. Ada kalanya Anda perlu melakukan jurnal manual untuk kasus-kasus khusus.

Kapan Menggunakan Jurnal Umum?

  • Mencatat transaksi non-tunai (misal: tukar guling aset).
  • Koreksi kesalahan pencatatan jurnal sebelumnya (Revisi/Jurnal Balik).
  • Mencatat pembagian dividen atau beban pajak tahunan.
Cara Input:

  1. Buka menu Akuntansi > Jurnal Umum.
  2. Klik Buat Jurnal Baru.
  3. Header: Isi Tanggal, No. Bukti, dan Keterangan Transaksi.
  4. Rincian Akun (Debit & Kredit):
     
    • Baris 1: Pilih Akun (Misal: Beban Lain-lain), masukkan nominal di kolom Debit.
  5.  
    • Baris 2: Pilih Akun Lawan (Misal: Kas Tunai), masukkan nominal di kolom Kredit.
  6.  
  7. Validasi: Pastikan Total Debit = Total Kredit. Jika tidak seimbang (Balance), sistem akan menolak penyimpanan.
  8. Klik Simpan.
8.2. Manajemen Utang & Pembayaran ke Supplier

Fitur ini mencatat kewajiban BUMDes kepada pihak ketiga (Vendor/Supplier) yang harus segera dilunasi.

A. Mencatat Utang Baru (Tagihan Masuk) Gunakan ini saat Anda menerima barang/jasa tapi belum bayar (Kredit).

  1. Buka menu Utang Piutang > Daftar Utang.
  2. Klik Catat Utang Baru.
  3. Isi Formulir:
     
    • Pemasok: Pilih dari Master Pemasok.
  4.  
    • No. Tagihan: Masukkan nomor faktur dari supplier.
  5.  
    • Akun Beban/Aset:
       
      • Pilih Persediaan (1-13xx) jika utang stok barang.
    •  
      • Pilih Beban (5-xxxx) jika utang jasa/listrik.
    •  

  7. Klik Simpan. Sistem menjurnal: Debit Beban/Aset, Kredit Utang Usaha.
B. Membayar Cicilan Utang

  1. Di Daftar Utang, cari tagihan yang mau dibayar, klik tombol Bayar (Ikon Dompet).
  2. Input: Tanggal Bayar dan Jumlah Bayar (Bisa sebagian/cicil).
  3. Sumber Dana: Pilih Kas Tunai/Bank.
  4. Sistem otomatis mengurangi saldo utang dan mencatat jurnal pengeluaran kas.
8.3. Manajemen Piutang & Penagihan Pelanggan

Fitur ini mencatat hak BUMDes untuk menagih uang kepada pelanggan (Penjualan Kredit).

A. Mencatat Piutang Baru (Invoice Keluar) Gunakan ini saat Anda mengirim barang/jasa tapi pelanggan belum bayar.

  1. Buka menu Utang Piutang > Daftar Piutang.
  2. Klik Buat Invoice Baru.
  3. Isi Formulir:
     
    • Pelanggan: Pilih nama pelanggan.
  4.  
    • Jatuh Tempo: Tentukan batas akhir pembayaran.
  5.  
    • Akun Pendapatan: Pilih jenis pendapatan (Misal: 4-1xxx Pendapatan Jasa).
  6.  
  7. Klik Simpan. Sistem menjurnal: Debit Piutang Usaha, Kredit Pendapatan.
B. Menerima Pembayaran Piutang

  1. Di Daftar Piutang, klik tombol Bayar pada nama pelanggan.
  2. Input: Jumlah uang yang diterima.
  3. Masuk ke: Pilih Kas Tunai/Bank penerima.
  4. Status invoice akan berubah menjadi Lunas atau Lunas Sebagian.
Fitur Cetak: Anda bisa mencetak Faktur Tagihan (Invoice) resmi lengkap dengan QR Code validasi untuk dikirimkan kepada pelanggan via WhatsApp/Email.

8.4. Biaya Dibayar Dimuka & Amortisasi Sewa

Seringkali BUMDes membayar sewa ruko atau kontrak lahan untuk 1-2 tahun ke depan. Secara akuntansi, ini TIDAK BOLEH dicatat sebagai beban sekaligus di bulan pertama, melainkan harus dicicil (diamortisasi) setiap bulan agar laporan laba rugi tidak anjlok.

A. Mencatat Sewa Awal

  1. Buka menu Biaya Dimuka (Prepaid).
  2. Klik Catat Sewa Baru.
  3. Isi Data:
     
    • Nama Transaksi: Misal "Sewa Ruko 2 Tahun".
  4.  
    • Jangka Waktu: 24 Bulan.
  5.  
    • Nominal Total: Rp 24.000.000.
  6.  
    • Akun Aset (Debit): 1-1810 Sewa Dibayar Dimuka.
  7.  
    • Akun Beban (Debit Amortisasi): 5-2300 Beban Sewa.
  8.  
  9. Simpan.
B. Proses Amortisasi Bulanan (PENTING) Setiap akhir bulan, Anda wajib menekan tombol proses ini.

  1. Di halaman Biaya Dimuka, klik tombol Proses Amortisasi Bulan Ini.
  2. Sistem akan otomatis memecah nilai sewa.
     
    • Contoh: Rp 24 Juta / 24 Bulan = Rp 1 Juta/bulan.
  3.  
  4. Sistem membuat jurnal: Debit Beban Sewa Rp 1 Juta, Kredit Sewa Dibayar Dimuka Rp 1 Juta.
  5. Lakukan ini rutin sampai masa sewa habis (Status: Selesai).
 

BAB 9: ADMINISTRASI & TATA USAHA

Menu ini adalah pengganti "Buku Agenda Surat" dan "Lemari Arsip" manual. Fitur ini membantu Sekretaris BUMDes dalam mengelola surat-menyurat, dokumen legalitas, hingga penggajian karyawan secara digital.

9.1. Surat Menyurat (Masuk & Keluar)

Jangan biarkan surat penting hilang atau terselip. Catat semua arus surat di sini untuk memudahkan pencarian di masa depan.

A. Mencatat Surat Masuk Gunakan ini saat BUMDes menerima surat fisik dari instansi lain (Kecamatan, Desa, atau Mitra).

  1. Buka menu Administrasi > Surat Masuk.
  2. Klik Input Surat Baru.
  3. Isi Data:
     
    • Nomor Surat: Sesuai yang tertera di kop surat pengirim.
  4.  
    • Pengirim: Nama instansi/orang.
  5.  
    • Perihal: Inti isi surat.
  6.  
    • File (Opsional): Scan atau foto surat tersebut lalu upload agar ada arsip digitalnya.
  7.  
  8. Klik Simpan.
B. Membuat Surat Keluar Gunakan ini untuk mengambil nomor urut surat resmi BUMDes.

  1. Buka menu Administrasi > Surat Keluar.
  2. Klik Catat Surat Keluar.
  3. Isi Data:
     
    • Tujuan: Kepada siapa surat dikirim.
  4.  
    • Kode Klasifikasi: Pilih kode arsip (Misal: 005 - Undangan).
  5.  
    • Isi Ringkas: Keterangan singkat.
  6.  
  7. Sistem akan memberikan Nomor Agenda otomatis agar penomoran surat BUMDes urut dan tidak ganda.
9.2. Pembuatan SPPD (Perjalanan Dinas)

Jika Pengurus BUMDes harus bepergian untuk urusan bisnis (misal: belanja stok ke kota atau pelatihan), wajib membawa Surat Perintah Perjalanan Dinas (SPPD) sebagai dasar pengeluaran uang saku/transport.

Langkah Pembuatan:

  1. Buka menu Administrasi > SPPD.
  2. Klik Buat SPPD Baru.
  3. Isi Formulir:
     
    • Yang Ditugaskan: Pilih nama pengurus/karyawan.
  4.  
    • Tujuan & Keperluan: Misal "Dinas Perdagangan Kab. X - Pelatihan Manajemen".
  5.  
    • Tanggal: Berangkat dan Kembali.
  6.  
    • Anggaran: Estimasi biaya (Bensin, Makan, Penginapan).
  7.  
  8. Klik Cetak PDF.
  9. Dokumen SPPD tercetak lengkap dengan kolom tanda tangan Direktur/Kepala Desa untuk dibawa petugas.
9.3. Berita Acara & Dokumen Legalitas

Fitur ini berfungsi sebagai "Brankas Digital" untuk menyimpan dokumen penting yang bernilai hukum.

A. Berita Acara (BA) Gunakan ini untuk mendokumentasikan kejadian penting.

  • Contoh: BA Serah Terima Barang, BA Musyawarah Desa, BA Kerusakan Aset.
  • Fitur: Anda bisa mencetak template Berita Acara standar dari sistem, lalu mengupload kembali hasil scan yang sudah ditandatangani para pihak.
B. Dokumen Legalitas Jangan sampai SK atau Perdes hilang saat dibutuhkan untuk kerjasama Bank.

  • Upload Dokumen: Simpan file scan AD/ART, SK Kemenkumham, NPWP BUMDes, NIB (Nomor Induk Berusaha), dan Perdes Pendirian di sini.
  • Akses Mudah: Kapanpun dibutuhkan, Anda tinggal buka aplikasi dan unduh, tanpa perlu bongkar tumpukan kertas di lemari.
9.4. Kepegawaian & Penggajian (Payroll)

Sub-menu ini membantu Anda mengelola SDM, mulai dari biodata hingga slip gaji bulanan.

A. Data Karyawan

  • Input biodata lengkap seluruh pengurus dan staf (Nama, NIK, Jabatan, Tgl Masuk, Gaji Pokok).
  • Data ini terhubung dengan fitur presensi dan penggajian.
B. Proses Penggajian (Payroll) Lakukan ini setiap tanggal gajian (misal tanggal 25 atau 1).

  1. Buka menu Kepegawaian > Penggajian.
  2. Klik Proses Gaji Bulan Ini.
  3. Review Rincian:
     
    • Penghasilan: Gaji Pokok + Tunjangan (Makan/Transport/Jabatan).
  4.  
    • Potongan: Kasbon + Iuran BPJS + PPh 21 (jika ada).
  5.  
    • Take Home Pay: Total bersih yang diterima.
  6.  
  7. Klik Posting Gaji.
     
    • Jurnal Otomatis: Debit Beban Gaji, Kredit Kas.
  8.  
  9. Cetak Slip Gaji: Unduh slip gaji PDF untuk diberikan kepada karyawan sebagai bukti sah pendapatan.
 

BAB 10: PROSES AKHIR PERIODE

Menu ini adalah fitur otomatisasi canggih yang membedakan Sik-BUMDesGO dari pembukuan manual. Sistem akan membantu Anda melakukan perhitungan rumit seperti penyusutan aset dan pembagian dividen (SHU) hanya dengan beberapa klik.

10.1. Proses Periodik Bulanan (Penyusutan Otomatis)

Dalam akuntansi, nilai aset tetap (seperti komputer atau motor) pasti turun setiap bulan. Anda tidak perlu menghitung dan menjurnal penurunan ini secara manual.

Cara Menjalankan Proses Bulanan: Lakukan ini setiap awal bulan (misal: Tanggal 1-5 Februari untuk memproses data Januari).

  1. Buka menu Proses Periodik.
  2. Jalankan Proses Baru:
     
    • Bulan: Pilih bulan yang ingin diproses (Misal: Januari).
  3.  
    • Tahun: Masukkan tahun berjalan.
  4.  
  5. Klik tombol "Proses Sekarang".
Apa yang Sistem Lakukan?

  • Sistem memindai seluruh aset aktif di menu Inventaris.
  • Menghitung nilai penyusutan bulan tersebut (Harga Perolehan / Umur Ekonomis).
  • Membuat Jurnal Penyesuaian Otomatis:
     
    • Debit: Beban Penyusutan (5-xxxx).
  •  
    • Kredit: Akumulasi Penyusutan (1-2xxx).
  •  
  • Periode tersebut akan muncul di daftar "Riwayat Proses" dengan status SUKSES.
Koreksi (Reset): Jika Anda lupa menginput aset baru sebelum proses, Anda bisa mengulanginya.

  • Cari periode di tabel riwayat.
  • Klik tombol Hapus/Reset (ikon sampah). Sistem akan menghapus jurnal penyusutan periode tersebut, sehingga Anda bisa memproses ulang.
10.2. Penyusunan Anggaran (RAB) Tahunan

Sebelum tahun buku baru dimulai, Pengurus BUMDes wajib menyusun Rencana Anggaran Biaya (RAB) untuk disepakati dalam Musyawarah Desa.

Langkah Menyusun RAB:

  1. Buka menu Anggaran & RAB.
  2. Pilih Tahun Anggaran di filter atas (Misal: 2025).
  3. Input Anggaran:
     
    • Klik tombol Tambah Anggaran.
  4.  
    • Pilih Akun (Misal: 4-1100 Pendapatan Toko atau 5-1100 Beban Gaji).
  5.  
    • Masukkan nominal target.
  6.  
  7. Monitoring Kinerja (Indikator):
     
    • Perhatikan kartu Surplus/(Defisit) di atas.
  8.  
    • Pastikan Rencana Pendapatan > Rencana Belanja agar anggaran Anda Surplus (Untung). Jika merah (Defisit), tinjau ulang pos belanja Anda.
  9.  
  10. Cetak PDF:
     
    • Klik tombol cetak untuk mendapatkan dokumen RAB resmi yang siap ditandatangani Direktur dan Sekretaris.
  11.  
10.3. Perhitungan & Pembagian SHU (Jurnal Penutup)

Ini adalah tahap "Final" di akhir tahun. Setelah Laba Bersih diketahui, sistem akan membaginya sesuai AD/ART dan menutup buku tahunan.

A. Pengaturan Alokasi (Persentase)

  1. Buka menu Perhitungan SHU.
  2. Di panel kiri, atur pos pembagian SHU.
     
    • Contoh: PADes 20%, Cadangan Modal 40%, Dana Sosial 10%.
  3.  
    • Tentukan Akun Tujuan untuk setiap pos (Misal: PADes masuk ke 2-1200 Utang PADes).
  4.  
  5. Pastikan total persentase pas 100%. Jika tidak, sistem akan menolak proses penutupan.
B. Eksekusi Jurnal Penutup

  1. Pilih Tahun Buku (Misal: 2024).
  2. Lihat tabel simulasi. Sistem akan menampilkan berapa Rupiah yang didapat Desa, Pengurus, dll.
  3. Jika sudah setuju, klik tombol merah "Buat Jurnal Penutup".
     
    • PENTING: Tindakan ini tidak bisa dibatalkan sembarangan.
  4.  
  5. Hasil:
     
    • Akun Laba Tahun Berjalan di-nol-kan.
  6.  
    • Saldo berpindah ke akun Utang (PADes/Jasa Pengurus) dan Ekuitas (Cadangan Modal).
  7.  
    • Laporan Neraca siap untuk tahun berikutnya.
  8.  
 

BAB 11: PELAPORAN & PERTANGGUNGJAWABAN

Sik-BUMDesGO mengadopsi Standar Akuntansi Keuangan (SAK) ETAP yang sesuai dengan regulasi Kemendesa. Anda tidak perlu menyusun laporan manual di Excel; sistem akan menyajikannya secara real-time dan akurat.

11.1. Laporan Laba Rugi (Konsolidasi & Per Unit)

Laporan ini menjawab pertanyaan paling mendasar: "Apakah BUMDes untung atau rugi?".

A. Laporan Laba Rugi Konsolidasi (Gabungan) Menampilkan total keuntungan seluruh unit usaha.

  1. Buka menu Laporan > Laba Rugi.
  2. Filter Tanggal: Pilih rentang periode (misal: 1 Januari s/d 31 Desember).
  3. Klik Tampilkan.
  4. Cara Membaca:
     
    • Pendapatan Usaha: Total omset dari Toko, Jasa, Agen, dll.
  5.  
    • HPP (Harga Pokok Penjualan): Modal belanja barang.
  6.  
    • Laba Kotor: Pendapatan dikurangi HPP.
  7.  
    • Beban Operasional: Gaji, Listrik, ATK, Penyusutan.
  8.  
    • Laba Bersih: Keuntungan akhir yang siap dibagi (SHU).
  9.  
B. Laporan Laba Rugi Per Unit Ingin tahu unit mana yang paling menguntungkan?

  1. Pada filter Laba Rugi, pilih Unit Usaha spesifik (Misal: "Unit Pamsimas").
  2. Laporan hanya akan menampilkan pendapatan dan biaya terkait unit tersebut. Ini sangat berguna untuk evaluasi kinerja manajer unit.
11.2. Laporan Posisi Keuangan (Neraca)

Neraca memotret kekayaan BUMDes pada tanggal tertentu. Laporan ini harus Seimbang (Balance).

Cara Akses:

  1. Buka menu Laporan > Posisi Keuangan (Neraca).
  2. Pilih Tanggal (Misal: per 31 Desember 2024).
  3. Komponen Neraca:
     
    • Aset (Harta):
       
      • Aset Lancar: Kas, Bank, Piutang, Stok.
    •  
      • Aset Tetap: Tanah, Bangunan, Kendaraan (Nilai Buku).
    •  

    • Liabilitas (Kewajiban): Utang Dagang, Utang Bank, Utang Pajak.
  5.  
    • Ekuitas (Modal): Modal Awal, Penyertaan Modal Desa, Laba Ditahan.
  6.  
Indikator Sehat: Pastikan Total Aset = Total Liabilitas + Total Ekuitas. Jika tidak sama, hubungi pendamping teknis untuk pengecekan jurnal.

11.3. Laporan Arus Kas & Perubahan Modal

Dua laporan ini melengkapi analisis keuangan agar lebih transparan.

A. Laporan Arus Kas (Cash Flow) Melacak ke mana saja uang tunai pergi.

  • Arus Kas Operasional: Uang masuk dari pelanggan vs uang keluar ke supplier/gaji.
  • Arus Kas Investasi: Uang keluar untuk beli aset (bangunan/mesin).
  • Arus Kas Pendanaan: Uang masuk dari suntikan modal desa.
  • Manfaat: Mengetahui sisa uang cash yang sebenarnya dipegang bendahara.
B. Laporan Perubahan Modal Menunjukkan perkembangan modal BUMDes dari awal tahun hingga akhir tahun.

  • Rumus: Modal Awal + Laba Bersih Tahun Ini - Setoran PADes = Modal Akhir.
11.4. Generator LPJ Otomatis & Validasi QR Code

Menyusun Laporan Pertanggungjawaban (LPJ) Akhir Tahun biasanya memakan waktu berhari-hari untuk menjilid berbagai dokumen. Fitur ini menyelesaikannya dalam hitungan detik.

Langkah Membuat LPJ:

  1. Buka menu Laporan > Generator LPJ.
  2. Pilih Periode: Tahunan (1 Jan - 31 Des).
  3. Isi Kata Pengantar (Opsional): Anda bisa mengedit sambutan Direktur di kolom yang tersedia.
  4. Klik Download PDF LPJ.
Keunggulan Dokumen LPJ Sistem:

  • Lengkap: Otomatis menggabungkan Cover, Daftar Isi, Profil BUMDes, Laporan Keuangan, dan Catatan Atas Laporan Keuangan (CaLK).
  • Tanda Tangan Otomatis: Nama Direktur dan Bendahara (sesuai data Pengurus) otomatis tercantum di setiap lembar pengesahan.
  • QR Code Validasi: Di pojok dokumen terdapat QR Code. Jika di-scan menggunakan HP, akan mengarah ke website verifikasi untuk membuktikan bahwa laporan ini ASLI dari sistem dan angkanya tidak dimanipulasi.
 

BAB 12: MANAJEMEN WEBSITE PUBLIK (CMS)

Aplikasi Sik-BUMDesGO dilengkapi dengan Landing Page (Halaman Depan) yang bisa diakses oleh masyarakat luas. Menu ini berfungsi sebagai Content Management System (CMS) untuk mengatur apa saja yang boleh dilihat oleh publik.

12.1. Mengelola Berita & Artikel

Gunakan fitur ini untuk mempromosikan produk unggulan, mengumumkan Rapat Anggota Tahunan (RAT), atau sekadar berbagi kegiatan sosial BUMDes.

Cara Kerja:

  1. Masuk ke menu Manajemen Website > Artikel (di Admin Panel).
  2. Tambah Artikel:
     
    • Judul: Buat judul yang menarik.
  3.  
    • Konten: Tulis isi berita. Anda bisa menyisipkan gambar di dalam teks.
  4.  
    • Gambar Utama (Thumbnail): Upload foto sampul agar berita terlihat rapi di halaman depan.
  5.  
  6. Status Publikasi:
     
    • Pilih Published agar langsung tayang.
  7.  
    • Pilih Draft jika tulisan belum selesai dan ingin disimpan dulu.
  8.  
  9. Tampilan Publik: Artikel terbaru otomatis muncul di bagian "Kabar BUMDes" pada halaman depan dan menu Berita.
12.2. Mengelola Galeri Foto Kegiatan

Masyarakat lebih percaya bukti visual. Gunakan fitur ini sebagai album dokumentasi digital.

Langkah Upload:

  1. Masuk ke menu Manajemen Website > Galeri.
  2. Klik Upload Foto Baru.
  3. Pilih foto kegiatan (Resolusi disarankan HD tapi di bawah 2MB).
  4. Berikan Caption/Judul singkat (Misal: "Kunjungan Bupati 2024").
  5. Foto akan tampil dalam format grid yang responsif di halaman Home website.
12.3. Transparansi Laporan Publik

Ini adalah fitur unggulan untuk membangun kepercayaan warga. Anda tidak perlu membuat grafik manual di Excel lalu upload ke website.

Otomatisasi Data: Sistem secara cerdas mengambil data dari Laporan Keuangan (Back Office) dan menyajikannya dalam bentuk grafik yang mudah dipahami orang awam.

Apa yang Tampil di Website?

  1. Grafik Kinerja (Bar Chart): Membandingkan Pendapatan vs Biaya antara tahun ini dan tahun lalu. Warga bisa melihat apakah tren BUMDes sedang naik atau turun.
  2. Posisi Keuangan (Donut Chart): Diagram lingkaran yang menunjukkan perbandingan Utang (Kewajiban) vs Modal (Ekuitas).
  3. Indikator Keuangan: Menampilkan angka Laba Bersih, Total Aset Lancar, dan Modal Akhir yang dihitung secara real-time dari transaksi harian.
Catatan: Jika Anda rajin menginput transaksi harian, grafik di website akan selalu update otomatis. Tidak perlu input ulang.

12.4. Moderasi Testimoni & Pesan Warga

Website ini memungkinkan interaksi dua arah. Warga bisa kirim pesan atau memberi bintang (rating), tapi Anda tetap memegang kendali penuh (Moderasi).

A. Testimoni (Ulasan)

  1. Warga mengisi formulir "Ulasan Pelanggan" di website (Bintang 1-5 dan Foto).
  2. Status Default: Ulasan yang baru masuk statusnya Non-Aktif (Tidak Tampil). Ini untuk mencegah komentar spam atau kata-kata kasar tampil di website.
  3. Cara Menampilkan: Admin harus masuk ke menu Testimoni, baca ulasannya, lalu ubah status menjadi Aktif agar muncul di halaman depan.
B. Kontak & Notifikasi Telegram

  1. Saat warga mengisi formulir "Hubungi Kami" (Kritik/Saran).
  2. Notifikasi Real-time: Pesan tersebut tidak hanya masuk ke database, tapi sistem otomatis mengirim pesan ke Telegram Admin BUMDes berisi Nama Pengirim dan Isi Pesan.
  3. Ini memungkinkan pengurus merespons keluhan warga dengan sangat cepat.


 

PENUTUP

Demikian Buku Panduan Pengguna (User Manual) Aplikasi Sik-BUMDesGO ini disusun. Dokumen ini diharapkan dapat menjadi pedoman utama bagi Direktur, Bendahara, Sekretaris, dan seluruh staf unit usaha dalam menjalankan operasional harian BUMDes secara digital.

Kami menyadari bahwa peralihan dari pencatatan manual ke sistem digital memerlukan adaptasi. Namun, dengan ketekunan dan kedisiplinan dalam menginput data, aplikasi ini akan menjadi aset berharga yang memberikan manfaat besar, antara lain:

  1. Transparansi Nyata: Masyarakat dapat melihat kinerja BUMDes secara terbuka.
  2. Keputusan Cepat: Pimpinan dapat mengambil keputusan bisnis berdasarkan data real-time, bukan kira-kira.
  3. Keamanan Aset: Minimalisir risiko kebocoran kas, stok hilang, atau aset yang tidak terawat.
  4. Profesionalisme: Meningkatkan kepercayaan (trust) dari Pemerintah Desa, Pemerintah Daerah, dan Mitra Perbankan.
Sistem ini hanyalah alat bantu. Kunci kesuksesan BUMDes tetap berada di tangan Anda—para pengurus yang berintegritas dan berdedikasi membangun desa.

Selamat bekerja, dan mari wujudkan BUMDes yang Maju, Mandiri, dan Sejahtera!

 

LAYANAN DUKUNGAN & BANTUAN

Jika Anda menemukan kendala teknis (bug/error) atau memiliki pertanyaan yang tidak tercantum dalam buku panduan ini, silakan hubungi Tim Support kami melalui saluran berikut:

  • Hotline / WhatsApp: 0819-9181-0355 (Jam Kerja: 08.00 - 16.00 WIB)
  • Email Support: sinarjayadigitalsolusi@gmail.com
  • Pusat Bantuan: Menu "Bantuan" di dalam Aplikasi
Catatan Pembaruan (Update): Aplikasi ini akan terus dikembangkan mengikuti regulasi Kemendesa dan kebutuhan pengguna. Pastikan Anda selalu menggunakan versi terbaru untuk mendapatkan fitur terkini dan perbaikan keamanan.

Lampung Utara, 29 Desember 2025

Tim Pengembang Sik-BUMDesGO



Solusi Digital Tata Kelola BUMDes

  • ✅ Akuntansi Standar SAK ETAP
  • ✅ Unit Usaha Terintegrasi (Toko, Jasa, Agen)
  • ✅ Laporan Keuangan Otomatis
  • ✅ Transparansi Publik
SINAR JAYA DIGITAL SOLUSI Jl. Sidomulyo Desa Sidokayo, Kecamatan Abung Tinggi, Kabupaten Lampung Utara Kode Pos: 34556 Website: www.sinarjayadigitalsolusi.id

 
Tertarik dengan Aplikasi ini? Jangan ragu untuk menghubungi kami. 
[grup_tombol]
   [tombol link="https://sikbumdesgo.com"]Daftar Sekarang[/tombol]
   [tombol link="https://wa.me/6281991810355" color="green"]Hubungi WhatsApp[/tombol]
[/grup_tombol]

Terakhir diperbarui: 2 months ago
Bagikan:
Kembali ke Berita